Politique de Protection des Données Personnelles – Hôpital Vétérinaire Métro Iberville

Chez l'Hôpital Vétérinaire Métro Iberville Inc. (ci‑après « la Clinique », « nous »), nous accordons une grande importance à la protection des renseignements personnels de nos clients et de leurs animaux.

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez :

notre site web vetmontreal.com ;
nos formulaires en ligne (prise de rendez‑vous, nouveau client, questionnaires médicaux, etc.) fournis par Tally BV ;
ainsi que les moyens de communication qui y sont associés (notamment Google Workspace – Gmail).

                 Conformité légale : Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), telle que modifiée par la Loi 25.
            

1. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la Clinique est :

Personne responsable

Igli Marku

Titre : Gestionnaire de pratique

Adresse : 2525 rue Jean-Talon Est, Montréal, QC, H2A 1T6

Téléphone : 514 223-1197

Courriel : vieprivee@vetmontreal.com

Cette personne :

veille à l'application de la présente politique et de nos politiques internes de gouvernance ;
est consultée pour tout projet impliquant des renseignements personnels et de nouveaux moyens technologiques ;
traite les demandes d'accès, de rectification, de retrait de consentement et les plaintes liées à la protection des renseignements personnels.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

2.1. Renseignements fournis via nos formulaires en ligne (Tally BV)

Nous utilisons des formulaires en ligne pour :

demandes de rendez‑vous ;
ouverture d'un dossier (nouveau client / nouveau patient) ;
questionnaires médicaux ou cliniques (pré‑chirurgicaux, qualité de vie, suivi, etc.) ;
demandes de contact.

Selon le formulaire, les renseignements collectés peuvent inclure :

Informations sur le propriétaire / client

nom et prénom ;
coordonnées (adresse postale, téléphone, courriel) ;
langue de communication préférée ;
informations nécessaires à la facturation, le cas échéant.

Informations sur l'animal

nom, espèce, race, sexe ;
âge ou date de naissance ;
conditions de vie (intérieur / extérieur, autres animaux au foyer, etc.).

Renseignements médicaux et fichiers que vous joignez

motif de consultation ;
symptômes observés, historique médical, traitements antérieurs et en cours ;
régime alimentaire, allergies, comportements particuliers ;
réponses aux questionnaires médicaux (douleur, mobilité, appétit, qualité de vie, etc.) ;
fichiers téléversés : photos, vidéos, PDF ou autres documents que vous joignez (par exemple, vidéo d'un boitement, photo d'une plaie, rapport d'examen).

                 Renseignements sensibles : Ces renseignements sont considérés comme sensibles. Nous ne les recueillons que lorsque c'est nécessaire pour offrir des soins vétérinaires appropriés et avec votre consentement explicite.
            

Renseignements concernant des tiers

Si vous nous communiquez des renseignements concernant une autre personne (p. ex. copropriétaire de l'animal, personne à contacter en cas d'urgence), vous devez vous assurer que cette personne consent à cette communication.

2.2. Renseignements techniques recueillis lors de la navigation

Lorsque vous visitez notre site web, certains renseignements techniques sont collectés automatiquement par notre serveur :

adresse IP utilisée pour accéder au site ;
date et heure de la visite ;
pages consultées ;
type de navigateur et système d'exploitation ;
erreurs techniques éventuelles.

Ces renseignements sont enregistrés dans des journaux de serveur (« logs ») et utilisés uniquement pour :

assurer la sécurité et la stabilité du site ;
prévenir et investiguer les incidents de sécurité ;
diagnostiquer des problèmes techniques.

                 Note : L'adresse IP est un renseignement personnel, car elle permet d'identifier indirectement un utilisateur.
            

2.3. Témoins (cookies) et technologies similaires

Notre site :

n'utilise pas de cookies de suivi publicitaire ;
n'utilise pas Google Analytics ni de services d'analytique similaires.

Les formulaires fournis par Tally BV peuvent utiliser des cookies techniques strictement nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité du formulaire (par exemple, pour prévenir les envois automatisés abusifs). Ces cookies ne servent pas à de la publicité ciblée.

3. Finalités de la collecte et de l'utilisation

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour des fins sérieuses et légitimes, notamment :

Créer et mettre à jour le dossier médical vétérinaire de votre animal ;
Évaluer l'état de santé de l'animal et planifier les soins (préventifs, médicaux, chirurgicaux, palliatifs) ;
Gérer les rendez‑vous et la relation client (rappels, suivis, communications importantes au sujet de votre animal) ;
Assurer la gestion administrative (facturation, reçus, preuves de consentement, conformité comptable et fiscale) ;
Respecter nos obligations professionnelles et légales, notamment en matière de tenue et de conservation des dossiers ;
Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site (journaux de serveur, protection contre les attaques).

Ce que nous ne faisons PAS :

Nous ne vendons pas et ne louons pas vos renseignements personnels.
Nous ne les utilisons pas pour de la publicité comportementale ou du profilage marketing.

4. Lieux de stockage et flux de renseignements

4.1. Formulaires Tally (serveurs en Europe + copie par courriel)

Lorsque vous remplissez un formulaire en ligne :

Les renseignements saisis sont transmis de manière chiffrée vers les serveurs de Tally BV, situés dans l'Union européenne.
Une copie des réponses est automatiquement envoyée par courriel à notre compte professionnel Google Workspace (Gmail).
Un membre autorisé de notre équipe consulte ces réponses dans Tally ou dans Gmail et, au besoin, saisit manuellement les informations pertinentes dans nos systèmes internes.

4.2. Logiciel de gestion vétérinaire (serveur local sécurisé)

Notre logiciel de gestion vétérinaire fonctionne sur un serveur local sécurisé situé dans nos locaux (ou dans un environnement contrôlé auquel seuls nos postes de travail autorisés ont accès).

Ce système contient principalement :

les dossiers médicaux de votre animal ;
la gestion des rendez‑vous, actes et facturation.

Au besoin, notre fournisseur de logiciel de gestion vétérinaire peut avoir accès à certaines informations, uniquement dans le cadre du support technique et de la maintenance, et toujours en vertu d'engagements de confidentialité.

4.3. Hébergement du site web (infrastructure sécurisée à Montréal)

Notre site web est hébergé sur l'infrastructure sécurisée de Google Cloud Platform, dans un centre de données situé à Montréal (Canada).

L'accès à cette infrastructure est restreint et encadré par nos mesures de sécurité décrites plus bas, incluant un mécanisme de géo‑blocage qui limite l'accès au site aux visiteurs situés au Canada.

5. Communication de vos renseignements

5.1. À l'interne

Au sein de la Clinique, vos renseignements sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches, notamment :

médecins vétérinaires ;
technicien·nes ;
personnel de réception et d'administration ;
personnel de gestion.

5.2. Fournisseurs de services

Nous faisons appel à certains fournisseurs de services qui peuvent avoir accès à vos renseignements, uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir leurs services :

Tally BV : fournisseur de nos formulaires en ligne (hébergement, stockage et affichage des réponses).
Google Workspace (Gmail) : service de messagerie professionnelle utilisé pour recevoir les formulaires par courriel et pour nos communications avec vous.
Google Cloud Platform : infrastructure sécurisée utilisée pour l'hébergement de notre site web et certains services de sécurité réseau.
Notre fournisseur de logiciel de gestion vétérinaire : fournisseur du logiciel utilisé pour la gestion des dossiers médicaux et de la facturation (accès possible dans le cadre du support technique et de la maintenance).
Autres fournisseurs TI (sauvegardes, sécurité, maintenance), au besoin.

Protection des données : Ces fournisseurs agissent comme sous‑traitants et sont liés par des ententes qui prévoient des obligations de :

confidentialité ;
sécurité de l'information ;
utilisation limitée aux services que nous leur confions.

Nous ne communiquons vos renseignements à d'autres tiers (par ex. autorités, assureurs, laboratoires, spécialistes) que lorsque la loi l'exige ou que cela est nécessaire pour les soins ou le suivi de votre animal, avec votre consentement lorsque requis.

6. Transferts de renseignements personnels hors du Québec

Certains fournisseurs peuvent traiter ou héberger des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment :

Tally BV et certains de ses sous‑traitants, situés dans l'Union européenne ou ailleurs, pour l'hébergement des formulaires ;
Google Workspace (Gmail), qui peut traiter des courriels (incluant les formulaires reçus) dans divers centres de données situés hors Québec ;
Google Cloud Platform, selon l'infrastructure utilisée pour certains services réseau et de sécurité.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) :

Conformément à la Loi 25, avant de recourir à ces services, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour les transferts hors Québec. Cette évaluation tient compte notamment :

de la nature et de la sensibilité des renseignements transférés ;
des fins pour lesquelles ils sont utilisés ;
des mesures de sécurité offertes par le fournisseur ;
du cadre juridique applicable (par exemple, le RGPD en Union européenne pour Tally BV).

Nous documentons cette évaluation dans un document interne et ne retenons que des fournisseurs qui offrent un niveau de protection jugé adéquat et un risque résiduel faible pour les personnes concernées.

7. Consentement

7.1. Formulaires en ligne

Chaque formulaire en ligne comporte :

un lien vers la présente politique ou un texte résumant l'utilisation de vos renseignements ;
une case de consentement obligatoire.

Vous devez cocher cette case pour confirmer que vous avez pris connaissance de notre politique et que vous consentez à ce que vos renseignements soient utilisés pour les fins décrites (prise de rendez‑vous, ouverture de dossier, suivi médical, etc.).

Si la case de consentement n'est pas cochée :

le formulaire ne peut pas être validé ;
vos renseignements ne sont pas transmis à notre équipe.

7.2. Retrait du consentement

Dans certains cas, vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve :

de nos obligations légales ou professionnelles (par exemple, conservation du dossier médical pendant une période minimale) ;
de l'impact possible sur notre capacité à vous offrir certains services.

Pour retirer votre consentement lorsqu'il est possible de le faire, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 1).

8. Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve des délais prévus par la loi.

8.1. Dossiers médicaux vétérinaires (logiciel de gestion vétérinaire)

Les renseignements inscrits au dossier médical de votre animal sont conservés pendant au moins cinq (5) ans après la date du dernier service professionnel rendu.

Passé ce délai, ils peuvent être détruits de manière sécuritaire ou anonymisés, à moins qu'une conservation plus longue soit requise (par exemple en cas de litige).

8.2. Formulaires en ligne (Tally BV) et courriels associés (Gmail)

Les informations que vous soumettez via les formulaires en ligne sont :

stockées chez Tally BV ;
envoyées par courriel à notre compte Google Workspace (Gmail).

Une fois que les renseignements pertinents ont été utilisés (par exemple pour planifier un rendez‑vous ou ouvrir un dossier) :

nous conservons les réponses dans Tally BV et les courriels correspondants dans Gmail pour une durée maximale de trois (3) mois, sauf exigence particulière (ex. litige) ;
après ce délai, les réponses sont supprimées de notre espace Tally BV et les courriels associés sont supprimés de notre boîte Gmail, ou intégrés au dossier médical lorsqu'ils en font partie (et soumis alors aux mêmes règles de conservation que ce dernier).

8.3. Journaux de serveur (logs web et adresses IP)

Les journaux techniques de notre serveur web (incluant les adresses IP, date/heure, pages consultées) sont conservés pour une durée limitée, généralement au plus six (6) mois, afin :

d'assurer la sécurité de notre site ;
d'enquêter sur des incidents ;
de diagnostiquer des problèmes techniques.

Passé ce délai, les journaux sont supprimés ou anonymisés (par exemple, en tronquant les adresses IP).

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger vos renseignements personnels, notamment :

contrôle des accès aux locaux et aux systèmes (accès restreint au personnel autorisé) ;
utilisation de mots de passe robustes, pare‑feu, protection contre les logiciels malveillants et mises à jour régulières ;
sauvegardes sécurisées des données critiques ;
journalisation des accès et surveillance de la sécurité ;
sensibilisation de notre personnel à la confidentialité.

Sécurité du site web et géo‑blocage (Canada uniquement)

Notre site web est hébergé sur l'infrastructure sécurisée de Google Cloud Platform dans un centre de données situé à Montréal.

Nous utilisons également un service de protection d'applications (Google Cloud Armor) avec des règles de filtrage géographique (« géo‑blocage ») qui :

autorisent uniquement les connexions provenant du Canada ;
refusent par défaut tout autre trafic.

Concrètement, cela signifie que l'accès à notre site est, en pratique, limité aux visiteurs situés au Canada, ce qui contribue à réduire certains risques de sécurité.

Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité (par exemple, accès non autorisé, perte, divulgation non autorisée) susceptible de causer un risque de préjudice sérieux, nous :

prendrons rapidement des mesures pour limiter les impacts et prévenir d'autres incidents ;
consignerons l'incident dans notre registre interne ;
aviserons, lorsque requis, les personnes concernées et l'autorité de contrôle compétente conformément à la loi.

10. Vos droits

Vous disposez, en vertu de la loi, notamment des droits suivants :

                Droit d'accès : savoir si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et en obtenir une copie.
Droit de rectification : faire corriger tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
Droit de retirer votre consentement, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement et que la loi le permet.
Droit de demander la suppression ou l'anonymisation de certains renseignements, lorsque les fins de leur collecte sont accomplies et que les délais de conservation sont expirés.
Droit de porter plainte si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés.

            

Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 12).

11. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte :

de changements législatifs ou réglementaires ;
de l'évolution de nos services ou de nos pratiques ;
de l'ajout de nouvelles fonctionnalités sur notre site.

La date de la dernière mise à jour figure en haut de la politique. La version en vigueur est celle publiée sur notre site web.

12. Nous joindre

Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec :

Contact - Protection des renseignements personnels